Apprentissage en-ligne

1. Qu’est-ce que kiwi.hoop?

kiwi.hoop est la solution logicielle de gestion des processus à dimension humaine, la plus évoluée et la plus conviviale sur le marché. Elle vous permet d’initier, de suivre et de collaborer à différents processus utilisés dans votre organisation. Notre solution permet surtout d’améliorer la collaboration et l'efficacité des utilisateurs.

Bonne nouvelle! Avec kiwi.hoop, vous avez droit à l’erreur.

À tout moment, vous pouvez annuler une demande que vous avez initiée. Tous vos collègues qui avaient collaboré à cette demande recevront une notification contenant la raison de l’annulation. Votre demande annulée comme toute autre demande d’ailleurs, peut être « cloné ». Ainsi vous n’avez pas à ressaisir toutes les informations mais vous aurez assez de liberté pour modifier les champs de votre formulaire. Cette fonction est particulièrement très utile pour ceux qui font des demandes répétitives.

2. Quel est le vocabulaire utilisé par kiwi.hoop?

Kiwi.hoop vous aide à communiquer avec des personnes réparties un peu partout dans votre organisation. Or, vous l’avez déjà constaté, une organisation c’est comme un petit «monde». Chacun dans son « coin de pays » utilise un vocabulaire différent pour désigner la même chose.

Pour faciliter la travaille collaboratif, kiwi.hoop s’est doté d’un langage commun et simple. D’ailleurs, plusieurs termes utilisés dans l’applicatif sont des termes suggérées par les utilisateurs eux-mêmes. Il suffit donc de vérifier si kiwi.hoop utilise le terme dans le même sens que vous l’employez couramment et, s’il diffère sensiblement, de comprendre ce qu’il désigne dans l’application kiwi.hoop.

Ne vous en faites pas, tout s’apprend, avec un peu de temps!

Processus

C’est un ensemble d'activités logiquement reliées qui produisent un résultat déterminé.

Activité

Dans kiwi.hoop, une activité peut être manuelle ou automatisée. Dans le cas où elle est manuelle, celle-ci vous permettre de rendre une décision, d'indiquer les tâches réalisées et/ou de consigner de l'information au formulaire.

Une activité automatisée ne nécesite aucune intervention humaine et permettra la mise à jour de données, le déclanchement d'un autre processus, etc..

Notification

Le terme notification fait référence à tout avis courriel envoyé à une personne relativement à de l’information spécifique à un processus.

Instruction

C’est un complément d’information en lien avec le formulaire à compléter. Dans kiwi.hoop, il est possible de spécifier des instructions à chacune des activités du processus. Ces instructions permettent d'accompagner la personne ayant une activité à réaliser.

Prochaine activité

Permet de visualiser immédiatement la ou les prochaines activités à réaliser ainsi que les personnes qui en seront responsables.

Formulaire

C’est le formulaire électronique qui consigne l’information.

Initiateur

Personne qui initie une demande dans kiwi.hoop.

3. Lorsque je collabore à un processus, de quoi est composée l’interface utilisateur?

kiwi.hoop vous propose une interface utilisateur simple, conviviale et efficace. Celle-ci est disponible pour une utilisation Web (par l’Internet) ou via Lotus Notes. Cette interface réutilise plusieurs éléments connus, ce qui simplifie grandement son apprentissage.

De plus, quel que soit le processus auquel vous collaborerez, ceux-ci utiliseront tous la même interface, la même présentation. Ainsi, lorsqu’un nouveau processus sera disponible, vous n’aurez pas à être formé à nouveau.

4. Comment faire pour initier une demande?

Avant qu’un processus soit disponible, une analyse a permis entre autres, d’identifier les personnes qui, en fonction de la nature de leurs tâches, pourront initier des demandes avec le formulaire informatique rattaché à ce processus.

Pour initier une demande, vous n’aurez qu’à cliquer sur l’action «Nouvelle demande...» disponible à l’accueil de kiwi.hoop.

5. J’ai complété mon travail, comment faire pour en informer mes collègues?

Une fois vos informations saisies au formulaire, votre décision prise ou vos tâches réalisées, vous n’avez qu’à appuyer sur l’action «Envoyer» au haut du formulaire.

Une fois validée, votre demande sera automatiquement acheminée au responsable de la prochaine activité à réaliser, tel qu’identifié au départ dans l’analyse du processus.

kiwi.hoop est un petit fûté. Il se souvient de qui doit faire quoi à chacune des étapes de tous les processus que lui confie votre organisation et se charge d’être votre messager pour aller porter votre demande à la bonne personne ou aux bonnes personnes, selon ce qui est prévu, et ce à tout moment.

Mieux que cela! Kiwi.hoop se souvient et garde trace non seulement de tout ce qu’il a livré, mais aussi du cheminement complète de la demande.

6. Comment faire pour suivre mes demandes?

kiwi.hoop vous offre une façon simple d’effectuer le suivi de vos demandes initiées ou reçues.

Vous retrouverez au menu de gauche intitulé «Mes demandes», un lien vous permettant de suivre vos demandes en cours. Disponible aussi dans ce même menu, un lien vers vos «Demandes reçues».

7. Que dois-je faire lorsque je reçois une demande?

Il est probable que vous ne soyez pas la seule personne à qui on demande la collaboration pour traiter la demande que vous avez reçue.

Vous n’avez donc qu’à cliquer sur l’action «Prendre en charge» et ainsi communiquer à vos collègues que la demande est désormais sous votre responsabilité.

8. Je dois m’absenter. Qu’arrive-t-il avec mes demandes reçues et celles que je recevrai en mon absence?

kiwi.hoop assure la continuité en votre absence. Il vous est possible de transférer vos demandes reçues ainsi que toutes celles qui vous sont destinées, à votre remplaçant. Lors de votre retour, vous recevez un courriel vous permettant de consulter toutes les actions posées par votre remplaçant durant la période de votre absence.

Pour ce faire, vous devez simplement signaler votre absence dans kiwi.hoop. S’il vous est impossible de signaler vous-même votre absence, simplement demander à un collègue de le faire pour vous.

Les fonctions avancées suivantes vous permettront d’augmenter votre efficacité lors de l’utilisation de kiwi.hoop

9. Un collègue me demande d’initier une demande pour lui. Comment puis-je faire?

Votre collègue doit d’abord vous permettre d’initier une demande en son nom. C'est en cliquant sur le lien « Mes préférences » depuis l’accueil qui lui sera possible de vous donner l’autorisation d’initier une demande en son nom.

Cette forme de délégation est la seule qui est permise par kiwi.hoop.

10. Est-ce possible de transférer une demande reçue à un collègue?

Il est possible de transférer toutes vos demandes ou simplement quelques-unes. En général, on transfère nos demandes lorsque nous n'avons pas le temps de les traiter, nous avons de nouvelles fonctions ou encore lors d'un départ prévu.

Prenez note que la personne recevra une notification à ce sujet.

11. Puis-je permettre à un collègue de consulter une demande auquel j’ai accès?

Dès le moment où vous participer à une demande, vous avez la possibilité de donner un accès en consultation à un ou plusieurs collègues.

Prenez note que la personne recevra une notification à ce sujet.

Il est à noter que cette action, comme toutes les actions posées dans kiwi.hoop, est enregistrée dans un «journal». C’est lui notamment qui vous donne accès à l’historique de votre demande, vous permettant ainsi de suivre l’évolution de celle-ci, comme mentionné au point #6.